C'è un momento, in ogni convention e in ogni serata di gioco un po' affollata, in cui il sistema smette di funzionare. Non le prenotazioni: quelle reggono. Sono le scatole. Uno tira giù un gioco dallo scaffale, un tavolo finisce mezz'ora dopo il previsto, un altro tavolo aspetta quello stesso titolo, e a un certo punto nessuno sa più dove sia finita la copia. Si gira per la sala a chiedere, si apre l'armadio sperando ce ne sia un'altra, e chi doveva giocare aspetta.
Da oggi questa cosa ha una risposta. Su Time for Boardgames arriva la custodia dei giochi: un modo per sapere, in ogni momento, dove si trova fisicamente ogni scatola della ludoteca — chi ce l'ha adesso, cosa va spostato nella prossima mezz'ora, cosa non è ancora rientrato. Insieme a lei arriva una console dell'organizzatore rifatta da capo per chi la usa davvero: in piedi, su un tablet, con la fila davanti alla porta.
È l'aggiornamento più grosso da quando è nata la piattaforma. Da oggi è sul sito; sulle app di iPhone e Android arriva appena le nuove versioni passano la revisione degli store. Vediamolo con calma.
Il punto di partenza: due piani che non si ostacolano
La tentazione, all'inizio, era ovvia: se la scatola è in giro, blocchiamo la prenotazione. È la strada che non abbiamo preso, e vale la pena spiegare perché — perché è la scelta che tiene in piedi tutto il resto.
Bloccare le prenotazioni avrebbe reso il calendario ostaggio della realtà fisica: un volontario distratto che non registra un rientro, e improvvisamente un gioco «non esiste più» per il resto della giornata. Così ci sono due piani indipendenti:
- Le prenotazioni dicono chi ha diritto a giocare a cosa e quando. Funzionano esattamente come prima: nessuno viene bloccato.
- La custodia dice dov'è fisicamente ogni scatola. Non dice mai «no»: produce compiti.
Il collegamento fra i due sta tutto in una frase sola: «alle 18:00 quel gioco serve al Tavolo 3, adesso è al Tavolo 7 → vai a prenderlo». Un sistema che dice dove, invece di uno che dice di no.
E c'è una conseguenza importante: la scatola adesso ha una storia sua, che non dipende più dalla prenotazione. Se cancelli la prenotazione, la traccia della copia sopravvive. Se la sala ha due copie dello stesso titolo, sono due storie separate — una può essere al Tavolo 4 e l'altra ancora sullo scaffale, e il sistema non le confonde più.
Per chi gioca: «I tuoi ritiri» e il biglietto QR
Se prenoti un tavolo con un gioco della ludoteca della sala, nella pagina dell'evento compare un pannello nuovo: I tuoi ritiri. Elenca le tue scatole — solo le tue — con lo stato di ciascuna. Se invece porti un gioco da casa, non compare niente: non c'è nulla da ritirare.
Gli stati sono tre, e si riferiscono sempre alla copia legata a quella prenotazione, mai a «una qualsiasi dello stesso titolo»:
- In attesa — la scatola non è ancora stata mossa per te.
- Pronto al banco — è giù dallo scaffale, puoi alzarti e andare a prenderla.
- Al tuo tavolo — ce l'hai.
Quando lo stato passa a «Pronto al banco» ti arriva anche una notifica. A quel punto tocchi l'icona del QR sulla riga e si apre il biglietto di ritiro: lo stato in grande, il codice, e sotto gioco, tavolo e orario come conferma. Lo mostri allo staff, che lo inquadra con la fotocamera, e la consegna è registrata con un tocco.
Un dettaglio che si nota solo usandolo: il QR resta nero su bianco anche in tema scuro, perché viene inquadrato dal telefono di qualcun altro, spesso in un padiglione con la luce che c'è. Il biglietto, poi, non è un indirizzo permanente: scade sei ore dopo la fine della tua fascia, così non resta in giro un link che mesi dopo mostra ancora i tuoi dati.
Quando il gioco è ancora a un altro tavolo
È il caso più interessante, e capita di continuo. La tua fascia è iniziata, ma l'unica copia del gioco è ancora al Tavolo 4, da chi ha finito e non l'ha riportata.
Invece di farti aspettare che rientri al banco, la pagina dell'evento ti dice dov'è e ti fa confermare il ritiro: «È a Tavolo 4 — puoi ritirarla direttamente lì», con il pulsante L'ho ritirata io.
Un movimento solo, senza tornare al banco. Chi la teneva riceve l'avviso che la sua responsabilità è chiusa — ed è proprio questo il senso della conferma: finché non premi, la copia resta attribuita a chi ce l'aveva. La catena non si spezza mai, e non ci si ritrova con una scatola «di nessuno».
Il pulsante non compare sempre, ed è voluto: solo da un quarto d'ora prima del tuo turno (prima di allora la scatola serve ancora a chi ci sta giocando), e mai se c'è una copia libera sullo scaffale — in quel caso si passa dal banco, non si interrompe una partita.
Per chi sta al banco: il giro dei giochi
Dall'altra parte del tavolo c'è chi le scatole le sposta davvero. E qui c'è la novità che gli organizzatori aspettavano: i volontari possono lavorare con il proprio account, senza essere amministratori di niente.
L'organizzatore aggiunge lo staff di banco dalla console, cercandolo per nome o email. Da quel momento quella persona registra consegne e rientri come lui — ma solo per quell'evento: il permesso non la segue altrove, e chi è staff non può nominare altro staff.
Dalla pagina dell'evento compare un pulsante Banco che gli altri non vedono, e porta dritto alla vista operativa: il giro dei giochi. Sono due liste soltanto.
In cima i ritardi: le scatole che dovevano rientrare e non sono rientrate, con quanto sono fuori tempo. Stanno in alto perché sono l'unica cosa che peggiora da sola col passare del tempo. Non bloccano niente e non accusano nessuno: sono un avviso con due gesti, Rientrata e Dispersa.
Sotto, i compiti: i tavoli che partono entro mezz'ora e non hanno ancora la loro scatola. E qui c'è il cuore della funzione — il pulsante cambia a seconda della situazione, e quella differenza è tutto:
- La copia che serve qui è a un altro tavolo → Recupera e consegna: si va a prenderla di là, un movimento solo.
- È già pronta al banco → resta solo Consegnata.
- C'è una copia libera sullo scaffale → Al banco oppure Consegnata, si sceglie il passo.
- Non c'è niente da dare → nessun pulsante, ma il motivo scritto e da quando ci sarà. Un compito con il gesto sbagliato fa più danni di un compito assente.
Il gesto più frequente, però, non parte da qui: parte dalla fotocamera. Inquadri il QR del giocatore e atterri direttamente sulla sua prenotazione — niente da cercare in una lista, il codice è la prenotazione.
E su quella pagina c'è una riga che fa risparmiare il giro più di ogni altra cosa: dove è riposta la scatola. «Armadio A, ripiano 3», «Scaffale finestra». È la nota di scaffale del gioco, si scrive una volta sola nella ludoteca della sala — e la vede solo chi sta al banco. Al giocatore che apre lo stesso indirizzo non compare: a lui serve sapere se è pronta, non dove è riposta.
Partire dal gioco, non dall'orario
C'è poi il caso di chi arriva con il titolo in mente e non con l'ora: «voglio giocare a questo, non mi interessa dove mi siedo». Fino a ieri si partiva sempre dal contrario — trovi la fascia libera, poi decidi cosa metterci.
Adesso c'è «Dove posso mettere un gioco?». Scegli il titolo dalla ludoteca della sala, e il sistema risponde con le fasce dove quel gioco è davvero prenotabile, incrociando quattro condizioni: il tavolo è libero in quell'ora, una copia del gioco è libera in quell'ora, il tavolo può ospitare quel gioco, e tu non sei già impegnato altrove. Un tocco e ti ritrovi nel modulo di prenotazione con corsia, orari e gioco già scelti.
Le corsie che non vanno bene non spariscono: restano visibili, spente, con scritto il motivo — «il tavolo va usato da almeno 6 giocatori, questo gioco arriva a 4», oppure «la prima si libera alle 18:00». Un tavolo che sparisce senza spiegazione sembra un errore dell'app; un tavolo spento che dice perché è un'informazione utile.
Nella stessa passata è stata corretta una cosa che raccontava bugie: le schede dei giochi contavano le prenotazioni su tutta la giornata, così una copia occupata dalle 15 alle 17 risultava esaurita anche alle 10 del mattino. Adesso la domanda ha un'ora, e quando davvero non c'è niente di libero la scheda dice a che ora il gioco torna disponibile.
La console dell'organizzatore, rifatta per la sala
Il resto dell'aggiornamento nasce da una prova sul campo, e da una scoperta un po' scomoda: la console era pensata per essere guardata su un portatile, mentre nella realtà la si usa in piedi alla porta, su un tablet, con una coda davanti.
Alla porta
Il pulsante per segnare presente un partecipante compariva solo passandoci sopra col mouse. Il mouse, alla porta di una fiera, non esiste. Adesso è sempre visibile, grande abbastanza per un dito, e con l'azione scritta: Segna presente, non un'icona da interpretare.
Ma il problema serio era un altro: la lista si muoveva sotto le dita. A ogni check-in i presenti risalivano in cima e tutta la lista scorreva. Con ventiquattro iscritti è un fastidio; con trecento in fila, il tocco successivo finisce sulla persona sbagliata. Adesso l'ordine è alfabetico e non cambia mai da solo: la riga di chi hai appena segnato cambia aspetto sul posto, e basta.
Poi c'è il gesto che chi sta all'ingresso fa davvero: cercare il nome invece di scorrere. Ora funziona — ed è anche enormemente più leggero: su un evento da trecento iscritti, un singolo check-in è passato da 3.351 KB a 18 KB scaricati.
E se il collegamento in tempo reale ha un singhiozzo, il check-in resta. Prima veniva salvato e poi la pagina mostrava un errore: chi stava alla porta ripremeva, e la seconda pressione — trattandosi di un interruttore — toglieva il check-in appena fatto. Con una coda davanti, non se ne accorgeva nessuno.
Mettere e togliere gente dai tavoli
Il caso è concreto e capita ogni serata: un giocatore non si presenta, un altro è lì che aspetta. Prima l'organizzatore poteva solo togliere, e poi sperare che l'altro si sedesse da solo. Adesso può fare lo scambio.
Con tre cose che succedono comunque, anche quando decide l'organizzatore:
- Chi viene spostato riceve un avviso, in app e sul telefono, sia quando viene messo sia quando viene tolto. Durante una serata nessuno guarda la posta: senza avviso non è controllo, è gente che si presenta al tavolo sbagliato.
- Le regole restano quelle: posti disponibili, fasce sovrapposte, stessa persona a due tavoli nello stesso momento.
- Resta traccia di chi ha spostato chi, e quando.
«Sono qui», e il tavolo parte da solo
Lo stato di un tavolo — «in attesa», «in corso» — era un campo che qualcuno doveva cambiare a mano. Con cinquanta tavoli non lo cambiava nessuno, e la console diceva «8 in attesa» mentre cinque tavoli stavano già giocando.
Adesso il giocatore ha un pulsante Sono qui sulla sua scheda tavolo, e quando ci sono tutti il tavolo passa in corso da solo. La regola è prudente di proposito: parte solo quando sono arrivati tutti quelli che si sono prenotati a quel tavolo, non torna mai indietro da sola, e non tocca mai uno stato che l'organizzatore ha messo a mano.
Una parola per ogni cosa
Nella stessa schermata «presente» significava due cose diverse: essere arrivato all'evento, ed essere seduto a quel tavolo. Sono stati indipendenti — si può essere in sala e non ancora al proprio tavolo — e le due scritte erano a venti centimetri l'una dall'altra. Adesso presente è solo il check-in all'ingresso, e al tavolo si dice seduto: «2/4 seduti».
Stessa storia per «giochi», che ne indicava tre: la ludoteca della sede, i giochi in tavola stasera, e le scatole da consegnare. Ora si chiamano Ludoteca, In tavola e Giro dei giochi.
E poi, in breve
- Scarica lista — la lista dei partecipanti in CSV, da stampare come piano B. Se il wifi del padiglione non collabora, si spuntano i nomi a penna. (Va stampata prima di aprire, non quando serve.)
- La guida si chiude — le tre righe di istruzioni occupavano la fascia più preziosa dello schermo e dicevano le stesse cose alla decima serata. Ora hanno una X, e restano chiuse.
- La ludoteca si corregge dalla console — copie e collocazione, aggiungere e togliere un titolo, senza uscire. Con due limiti che non si saltano: non si scende sotto le copie già fuori, e non si toglie quel che è in uso.
- Si cerca fra i tavoli — per nome del tavolo, per gioco, e soprattutto per nome di chi ci siede. «Dov'è seduto Marco?» è come la domanda arriva davvero in sala.
- Le attese non sono più riquadri bianchi — al posto del vuoto compare uno scheletro con la forma di quello che sta arrivando.
- Il check-in arriva ai giocatori — chi ha la pagina aperta vede comparire «Presente» senza ricaricare. E quando l'organizzatore preme «Termina», sulla pagina dei giocatori il badge diventa «Concluso».
E sulle app, appena passano la revisione
Tutto quello che hai letto fin qui vive sul sito, da oggi. Sulle app di iPhone e Android la custodia arriva con le prossime versioni, che in questo momento sono in revisione sugli store.
Lì la custodia si porta in tasca: «I tuoi ritiri» con il biglietto QR, la voce Banco per chi opera al banco (compare solo a chi ne ha diritto, con un contatore che dice se c'è da fare), il giro dei giochi con gli stessi pulsanti che cambiano da soli, e uno scanner integrato — che legge il QR senza scaricare niente e quindi funziona anche dove la rete non prende. In un padiglione non è un dettaglio. E quando apri il biglietto la luminosità dello schermo va al massimo da sola, perché quel codice lo deve inquadrare il telefono di qualcun altro.
Nella stessa versione arriva anche una cosa che si vede appena apri l'app e non c'entra con i prestiti: il tema scuro, su entrambe. Non un nero da telefono generico, ma un legno bruciato caldo, coerente con il resto del marchio — perché il nero assoluto spegne tutto.
Insieme al tema è arrivato un lavoro di riordino visivo su tutte le schermate: una palette unica dove ogni colore vuol dire una cosa sola (rosso = errore, ambra = serve un'azione, verde = informativo), intestazioni uguali su tutte le sezioni, schermate vuote che spiegano invece di limitarsi a dire «Nessun elemento», e una serie di correzioni concrete — tab dei tornei che non si riuscivano a raggiungere, titoli bianchi illeggibili sulle copertine chiare, pulsanti che coprivano l'ultima riga di testo.
Alle app dedicheremo un articolo a parte quando saranno disponibili su App Store e Google Play: lì c'è abbastanza roba da meritarselo.
Cose che adesso funzionano (e prima no)
Non tutto l'aggiornamento è fatto di novità. Una parte è fatta di cose che erano rotte in silenzio, e che si sono viste solo mettendo la piattaforma sotto sforzo:
- Le foto dal telefono. Una foto da 48 megapixel — sotto il limite di dimensione, perché comprime bene — faceva cadere l'intero caricamento e si portava via tutte le foto del gruppo, senza dire niente a chi le stava caricando. Non serviva un evento da trecento persone: bastava un partecipante con un telefono degli ultimi tre anni. Adesso dieci foto così passano senza problemi.
- Le email di modifica torneo. Non partivano da mesi. Il fallimento avveniva in coda, in silenzio: chi cambiava data o luogo di un torneo credeva di aver avvisato tutti, e non aveva avvisato nessuno.
- Il contatore dei tavoli sulla pagina dell'evento diceva sempre zero, sopra a otto tavoli disegnati poco più in basso.
- La pagina di un evento grande è dieci volte più leggera da scaricare: le corsie si disegnano quando entrano nello sguardo, invece di caricarle tutte e cinquanta insieme.
- Permessi: chiusi alcuni punti in cui azioni della console si fidavano del primo caricamento invece di ricontrollare a ogni richiesta.
Cosa non è ancora attivo
Due precisazioni oneste, per non promettere più di quello che c'è.
La custodia dei giochi e la modalità banco sono funzioni che l'organizzatore accende quando vuole: non si attivano da sole sugli eventi che esistono già. E hanno senso solo dove la sala ha davvero una ludoteca registrata — senza inventario, il giro dei giochi sarebbe una schermata vuota per sempre.
Il check-in con QR personale del giocatore è ancora in progetto. L'idea c'è: entri, mostri il tuo codice, sei dentro. Ma va costruito in modo che nessuno possa indovinarlo e far risultare presenti persone che non ci sono — e finché non è così, non esce.
In pratica
Se giochi: alla prossima serata con ludoteca, apri la pagina dell'evento e guarda se c'è I tuoi ritiri. Quando lo stato diventa «Pronto al banco», alzati — e mostra il QR invece di spiegare chi sei.
Se organizzi: la custodia si accende dalle impostazioni dell'evento, e la prima cosa da fare è mettere in ordine la ludoteca della sala con le note di scaffale — «Armadio A, ripiano 3» è la riga che fa risparmiare mezz'ora di camminate ai tuoi volontari. Poi aggiungi lo staff di banco dalla console, e la sera del tuo evento loro avranno il giro dei giochi sul telefono.
Sulle app, custodia e tema scuro arrivano appena le nuove versioni passano la revisione degli store — e quando succede te lo diciamo con un articolo dedicato. Ci vediamo ai tavoli — e stavolta sappiamo anche dove sono finite le scatole.