Le 10:18 di domenica mattina. Sullo schermo compaiono gli abbinamenti del primo turno: undici tavoli, quarantaquattro nomi, ognuno con il suo posto. La sala si muove tutta insieme e nessuno chiede «io dove sono?». Per chi organizza è una bella soddisfazione: vedere tutti trovare il proprio tavolo grazie al lavoro fatto sull'app.
Per arrivare a quelle 10:18, però, avevo appena passato quaranta minuti a iscrivere squadre a mano. La proiezione ha funzionato bene; altri passaggi hanno lasciato troppo lavoro sulle mie spalle e su quelle dello staff. Qui racconto cosa ci ha aiutato durante il torneo e dove, invece, dobbiamo ancora intervenire.
Il banco da cui è stato gestito il torneo.
Due settimane fa la piattaforma aveva retto una convention: tre giorni, fino a 300 persone al giorno, tavoli liberi e ludoteca (il racconto è qui). Il 13 settembre, a Venezia, il banco di prova era un altro: non un evento in cui ognuno sceglie cosa giocare, ma un torneo a punteggio. Poteva iscriversi chiunque, ma da lì in poi gli abbinamenti li decideva il sistema: 11 squadre, 44 giocatori, quattro turni, quattro giochi diversi e una classifica che deve essere giusta.
Per me, che organizzavo e giocavo, significava dover contare sull'app anche mentre ero al tavolo.
Cosa doveva fare la piattaforma
Un torneo con questo formato è un problema di incastri. Undici squadre da quattro persone, quattro turni, quattro giochi diversi: ogni giocatore deve giocare tutti e quattro i titoli, uno per turno. A ogni tavolo siedono quattro persone di quattro squadre diverse: due compagni non possono mai trovarsi insieme, perché giocherebbero uno contro l'altro per la stessa classifica. E poi ci sono i posti: chi gioca per primo ha un vantaggio diverso da chi gioca per ultimo, quindi ogni giocatore deve occupare una volta ciascuna delle quattro posizioni.
Gestire a mano questi incastri richiede giorni di lavoro su un foglio di calcolo, difficile da riadattare se una squadra si presenta in tre. A Roma, il giorno prima, il torneo è stato gestito proprio così, con un Excel: una scelta dell'organizzazione locale, presa a ridosso dell'evento.
Il resto, cioè raccogliere 176 risultati, sommare i punti di squadra, sciogliere i pari merito e tenere una classifica sempre aggiornata, richiede calcoli continui e ripetitivi. Basta un momento di stanchezza per sbagliare.
Come si è svolto, passo per passo
Questi sono gli orari e i dati registrati dal sito durante la giornata.
- Iscrizioni e check-in (09:36-10:12). Undici squadre in trentasei minuti: dieci dal modulo online e una creata al banco. Sei persone hanno creato l'account quella mattina, fra cui quattro capitani che senza account non potevano iscrivere la squadra. Ventiquattro giocatori su quarantaquattro hanno giocato come ospiti. È il passaggio che mi ha mangiato la mattina, e ci torno più avanti.
- Avvio e composizione dei tavoli (10:18). In un colpo solo il sistema ha composto i tavoli di tutti e quattro i turni, in pochi millisecondi: mai due compagni di squadra insieme, e ogni giocatore in tutte e quattro le posizioni di gioco. Non ho dovuto rifare nessun abbinamento a mano: almeno su questo ho potuto tirare il fiato.
- Raccolta dei risultati: 176 risultati su 44 tavoli, tutti registrati dal banco. Mentre io giocavo il mio turno, erano i ragazzi dello staff a inserirli dall'account dell'organizzazione. Dieci tavoli sono stati confermati due volte, fra primo e secondo turno, per correggere i risultati: il sistema tiene valido l'ultimo inserimento.
- Durata dei turni: 2 ore e 41 minuti il primo, poi 1 h 56′, 1 h 17′ e 1 h 13′. Il primo turno è sempre il più lento, perché i tavoli non partono tutti insieme; quel giorno ci si è messo anche il ritardo con cui eravamo partiti.
- Classifica: sullo schermo, fra un turno e l'altro, giravano le pagine dei quattro giochi e i ringraziamenti ai partner; la classifica completa è arrivata sul proiettore alla fine, con la premiazione. Durante la giornata restava comunque consultabile da chiunque, dall'app.
- Chiusura: ultimo tavolo chiuso alle 19:04, classifica finale alle 19:12. I pari merito li ha risolti il sistema da solo: prima il punteggio degli avversari affrontati, e per quattro giocatori a pari merito in fondo alla classifica un sorteggio. Poi le coccarde a chi aveva un account e i trofei digitali alle tre squadre del podio.
La pagina del torneo: undici squadre, ognuna con la rosa e il contatore 4/4. Chi giocava senza account compare come «ospite».
Come si registra un tavolo: si scrivono i punti di gioco di ciascuno e il sistema ricava l'ordine di arrivo e i punti del torneo: 100, 60, 40, 20.
La classifica pubblica, aggiornata a ogni tavolo confermato. Qui il podio individuale: tre giocatori a 400 punti su 400.
(Le schermate di questo articolo sono state riprese a torneo concluso: per questo chi ha giocato senza account compare come «Ospite», mentre durante la giornata sullo schermo c'era il nome dato all'iscrizione.)
Le novità arrivate dopo la DDCON
Fra la fiera e il torneo sono passate due settimane. Sono riuscito a introdurre in tempo tre novità, tutte usate il 13 settembre:
- Il metodo di abbinamento degli Europe Masters, al posto della scommessa dei punti che avevamo prima: le posizioni al tavolo ruotano, così ognuno gioca una volta da primo, una da secondo, una da terzo e una da quarto. Sono le regole con cui si gioca agli Europe Masters, e volevo che chi si qualifica trovasse a Essen lo stesso meccanismo già visto in Italia.
- La presentazione da proiettare: abbinamenti del turno, classifica finale e, nelle pause, i ringraziamenti ai partner. È la parte che ha funzionato meglio di tutte.
- I premi digitali: coccarde, coppe e gonfaloni assegnati a fine giornata, di cui ho scritto qui.
Lo schermo di sala: la cosa che ha funzionato meglio
Se devo indicare una sola parte che ha cambiato la giornata, è il proiettore.
Funziona così: sullo schermo di sala è aperta una pagina, che controllo attraverso una regia dal portatile del banco o dal telefono. Alcune schermate si compongono automaticamente con i dati del torneo: chi siede a quale tavolo, i risultati del turno, le due classifiche finali. Altre sono pagine preparate prima, con titolo e immagini.
La regia: a sinistra le scene disponibili e le pagine preparate, a destra l'anteprima di quello che sta vedendo la sala.
La pagina che mi ha risolto la giornata è «Ai vostri tavoli»: undici tavoli, quattro nomi ciascuno, nell'ordine dei posti da occupare. Senza, a ogni cambio turno si forma la coda al banco di chi chiede «io dove sono?». Con quella proiettata, la sala si sposta da sola.
«Ai vostri tavoli», primo turno: nessun punteggio, solo chi siede dove.
Per la giornata avevo preparato otto pagine: i ringraziamenti ai partner, una dedicata ad Asmodee, una per ciascuno dei quattro giochi e i due cartelli della pausa. Uno dei due l'ho scritto sul momento, alle 14:05, quando è stato chiaro che serviva più tempo: «Il torneo riprenderà alle 15:15». Ed è l'unica cosa della giornata che è andata esattamente in orario: il terzo turno è partito alle 15:15 precise.
Alla premiazione, poi, la classifica viene svelata dal basso: compare una riga per volta, dall'undicesima squadra alla prima, e alla fine un fascio di luce accende i tre gradini del podio, uno dopo l'altro. Fra un nome e l'altro in sala cala il silenzio: è il momento in cui sono contento di aver curato anche questa parte.
L'ultimo passo della premiazione: il gradino più alto si accende per ultimo.
Cosa non ha funzionato
Il grosso dei problemi è nato prima che il torneo cominciasse, e ce lo siamo portato dietro per tutta la giornata.
Le iscrizioni. Le squadre si erano iscritte per email, come si è sempre fatto: avevo i nomi delle squadre e dei giocatori da giorni. Ma sul sito le squadre le doveva creare il capitano, e per creare una squadra il capitano doveva avere un account. Risultato: la mattina dell'evento un pezzo di sala si stava registrando al telefono mentre io iscrivevo squadre a mano dal banco. Quaranta minuti, e il primo turno è partito in ritardo. Di quarantaquattro giocatori, ventiquattro hanno giocato come ospiti, senza account, e fra questi ci sono persone che un account ce l'avevano già, ma nella fretta sono state inserite come ospiti. Così i risultati non finiscono nel loro storico e le coccarde non arrivano sul loro profilo. La colpa non è loro: avrei dovuto poter caricare tutto in anticipo.
I tempi. Non c'era un cronometro. Non ci avevo pensato, e in sala mancava il modo più semplice di dire a tutti quanto mancava alla fine del turno. Il ritardo della mattina non è mai stato recuperato: la premiazione era prevista per le 17, verso le 18:30 i primi tavoli stavano già chiudendo, l'ultimo risultato è stato registrato alle 19:04 e i premi sono stati consegnati fra le 19 e le 19:30.
Lo staff e l'arbitro. Avevo preparato tutto io, ma lo staff di sala non era stato formato all'uso della console. Le incomprensioni sono arrivate di conseguenza. Soprattutto: non avevamo un arbitro, cioè una persona che conoscesse i regolamenti dei quattro giochi e rispondesse alle domande dei tavoli. Le domande arrivavano a me, mentre stavo inserendo risultati. A ogni interruzione dovevo ritrovare la concentrazione, e alla fine della giornata la fatica si sentiva.
Gli abbinamenti. Il metodo nuovo l'ho implementato all'ultimo, e quella fretta si è vista: doveva garantire che nessuno incontrasse due volte lo stesso avversario, e invece sei coppie di giocatori su 264 si sono ritrovate allo stesso tavolo, tutte negli ultimi tavoli degli ultimi due turni. Non ha spostato il podio, ma è un difetto vero. Ci ho già lavorato sopra: la soluzione è costruire il calendario di tutti i turni con una regola matematica, invece di cercarlo per tentativi: così gli incontri ripetuti diventano zero per costruzione, non per fortuna. E quando sarò a Essen per gli Europe Masters guarderò da vicino come gestiscono la stessa cosa loro.
Tutti i risultati sono stati inseriti dal banco. Mentre io ero al tavolo a giocare, a registrare i punteggi erano i ragazzi dello staff, dall'account dell'organizzazione. Dall'app i giocatori avrebbero potuto farlo da soli, tavolo per tavolo, ma non l'ho spiegato bene all'inizio della giornata e nessuno ha usato questa funzione. Metà è colpa della comunicazione, metà dell'app: la parte torneo va resa molto più chiara di com'è adesso.
E una cosa che mancava sullo schermo. Fra un turno e l'altro in sala mi hanno chiesto la classifica parziale, cioè la situazione in quel momento, e non ce l'avevo: la proiezione aveva solo le classifiche finali. È la richiesta più semplice arrivata in tutta la giornata, ed è già la prima cosa che aggiungo.
Cosa se ne porta via chi organizza
Un campionato nazionale è un caso estremo, ma i pezzi sono gli stessi di una serata in associazione. Tre cose si possono fare da subito, gratis:
- La serata ricorrente. Si crea l'evento una volta, si ripete ogni settimana, e chi viene si segna da solo: al banco sapete già quanti siete e chi porta cosa, senza il giro di messaggi del giovedì sera.
- Il torneo interno. Anche piccolo, anche a quattro tavoli: gli abbinamenti li fa il sistema, i punteggi si sommano da soli e la classifica è pubblica mentre si gioca. È il lavoro che di solito si fa con un foglio di calcolo e che nessuno vuole ricontrollare.
- La classifica di club. Le presenze e i risultati restano, e a fine stagione l'albo d'oro dell'associazione è già scritto.
La lezione più concreta di questa giornata vale per chiunque organizzi: le iscrizioni si chiudono prima. Arrivare all'evento con le squadre già caricate significa almeno togliersi un lavoro che, quella mattina, mi ha fatto perdere tempo prezioso.
La direzione
Dalla DDCON avevo imparato che il sistema deve far nascere le partite. Dagli Italian Masters ho imparato un'altra cosa: il giorno dell'evento tutto è tempo reale, e un'applicazione che non lo capisce diventa un peso invece che un aiuto.
Sto lavorando su questi punti, partendo dai problemi che mi sono pesati di più quel giorno:
- Le iscrizioni caricate prima. Squadre e giocatori li ho già, per email: devo poterli inserire in anticipo, senza obbligare nessuno a creare un account. Chi vuole l'account lo crea con calma, anche a torneo iniziato, scansionando un QR code personale: da lì i risultati e le coccarde finiscono nel suo profilo.
- Un cronometro proiettabile, impostato per turno secondo il gioco, con le informazioni del gioco accanto.
- Le classifiche parziali sullo schermo. Alla proiezione mancano le due pagine che in sala mi hanno chiesto: classifica di squadra e classifica individuale dopo ogni turno, che poi lasciano il posto a quelle finali quando il torneo si chiude.
- L'app in tempo reale. Se oggi stai giocando un torneo, aprendo l'app devi trovarti già dentro: il tuo tavolo, chi ci siede, la tua posizione, il pulsante per inserire il risultato e lo stato delle approvazioni degli altri. Confermato il risultato, la classifica e il prossimo gioco. Lo stesso vale per le serate: quali tavoli ci sono qui, dove sei atteso, e un avviso quando è il tuo turno di sederti.
- Un calendario costruito a tavolino. Invece di comporre i tavoli turno per turno sperando che non si ripetano gli avversari, tutti e quattro i turni si calcolano in partenza con una regola matematica: due compagni non si incontrano mai, due avversari non si incontrano più di una volta e ogni giocatore passa da tutte e quattro le posizioni. Gli incontri ripetuti diventano zero per costruzione.
Non ho ancora date da dare per queste modifiche.
Se organizzate anche voi
La piattaforma è gratuita: nessun costo, nessun abbonamento, nessuna pubblicità. Si parte da timeforboardgames.it.
Se avete in mente una serata fissa, un torneo interno o la classifica della vostra associazione, scrivetemi: configuriamo insieme quello che vi serve e ve lo lascio pronto da usare.